جريدة الوطن
العدد 10697 لسنة 42 -الأربعاء 7 محرم 1434 هـ - الموافق 21 من نوفمبر 2012 م
دشنت
موقعها الإلكتروني
هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تحتفل بتدشين نظام تصنيف الوثائق المشتركة وجداول
مدد استبقائها
احتفلت هيئة الوثائق والمحفوظات
الوطنية صباح أمس بتدشين نظام تصنيف الوثائق المشتركة بين الجهات المعنية وجداول
مدد استبقائها وتدشين موقعها الإلكتروني تحت رعاية سعادة حسين بن علي الهلالي
المدعي العام وذلك بعد موافقة مجلس الوزراء عليه حيث أصدر صاحب السمو السيد هيثم بن
طارق آل سعيد وزير التراث والثقافة الوزير المشرف على هيئة الوثائق والمحفوظات
الوطنية القرار الوزاري رقم (2/2012) بإصدار نظام موحد لتصنيف الوثائق المشتركة
وجداول مدد استبقائها.
في بداية الحفل قدم يعقوب بن سالم المحروقي مدير مساعد دائرة المتابعة والدعم الفني
كلمة الهيئة قال فيها:لقد أولت حكومتنا الرشيدة بقيادة حضرة صاحب الجلالة السلطان
قابوس بن سعيد المعظم ـ حفظه الله ورعاه ـ اهتماما بالغا بالوثائق والمحفوظات
إيمانا منها بأهميتها الوطنية والإستراتيجية في حفظ تراث الأمم ومقومات نهضتها فهي
تشكل ذاكرة غنية بما تحتويه من معارف وأفكار وقرارات واستدلالات توثق مسيرة العمل
الوطني فكلل ذلك بصدور المرسوم السلطاني رقم (60/2007) الخاص بإصدار قانون الوثائق
والمحفوظات الوطنية.
وأضاف:لقد عملت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من أول يوم في تأسيسها لإيجاد نظام
عصري شامل لإدارة تلك الوثائق والمحفوظات بالتعاون مع مختلف الجهات الحكومية
والخاصة بالدولة،وذلك تنفيذا لمادة (18) من القانون المشار إليه والمعدل بموجب
المرسوم السلطاني رقم (62/2008) القاضي بـأن تتولى الهيئة إعداد نظام موحد لتصنيف
الوثائق المشتركة بين الجهات المعنية وجداول مدد استبقائها وذلك بالتنسيق مع الجهات
الإدارية ذات الصلة ، ويصدر هذا النظام بقرار من الوزير بعد موافقة مجلس الوزراء
،ومن هنا انطلقت فرق العمل المكونة من الجهات المعنية بالأمر لإعداد نظام موحد
للوثائق المتماثلة والمتقاربة في نوعيتها والمتداولة لدى هذه الجهات.
وأضاف المحروقي:بجهودكم وتعاونكم وتكاتف فرق العمل وبالدعم المستمر تم إصدار نظام
موحد لتصنيف الوثائق المشتركة وجداول مدد استبقائها من خلال قرار صاحب السمو السيد
هيثم بن طارق آل سعيد وزير التراث والثقافة رئيس مجلس إدارة الهيئة تحت رقم
(2/2012) بتاريخ 19 من مايو 2012م، وذلك بعد موافقة مجلس الوزراء بجلسته المنعقدة
بتاريخ 17 من يناير 2012م ونشر في الجريدة الرسمية بعددها 974 الصادر بتاريخ 26
مايو 2012م.
بعدها قدم سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات
الوطنية عرضا حول إعداد وتطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة بين الجهات المعنية،
بين من خلاله المفهوم العام لإدارة الوثائق، وأصناف الوثائق العامة، كما تحدث سعادة
الدكتور حول مراحل إنجاز نظام إدارة الوثائق المشتركة، وذلك من خلال تشكيل لجنة
قيادة إعداد نظام إدارة الوثائق المشتركة، وتشكيل مجموعات العمل، وتشكيل فرق العمل،
وآليات إعداد الأدوات الإجرائية، وإعداد نظام التصنيف، وإعداد جداول مدد الاستبقاء،
بعدها تطرق سعادة الدكتور رئيس الهيئة إلى منهجية تطبيق نظام إدارة الوثائق
المشتركة، وذلك من خلال تشكيل لجنة الإشراف على تطبيق النظام، وتشكيل فرق العمل
المكلفة بالإشراف على تطبيق النظام،وتدريب موظفي دوائر الوثائق، وتدريب الموظفين
ماسكي الوثائق والملفات، وآليات متابعة تطبيق النظام.
بعدها قام سعادة راعي المناسبة بتدشين موقع الهيئة الإلكتروني ونظام إدارة الوثائق
المشتركة كما قام بتكريم المشاركين في إعداد نظام إدارة الوثائق المشتركة وقد قامت
الهيئة بإعداد منهجية عمل متكاملة لبناء نظام إدارة الوثائق المشتركة تقوم على جملة
من الخطوات العملية بداية من تدريب فرق العمل المشار إليها حول آلية الكشف عن وثائق
وملفات التقسيمات الإدارية المشتركة التي يعملون بها وذلك بالرجوع إلى دراسة
اختصاصات التقسيمات التنظيمية وكذلك الكشف الميداني عن واقع الملفات والوثائق
بالتقسيمات الإدارية المعنية.
فقد خضع النظام لمراجعات مستمرة مع الوحدات الحكومية المشاركة في إعداد النظام
وكذلك عدد من الوحدات الحكومية الأخرى التي ساهمت بدورها في إبداء الرأي بخصوص عدد
من الملفات سواء من حيث تصنيفها أو ضبط قواعد الحفظ بشأنها في جداول مدد الاستبقاء،
والتي قامت الهيئة بدراستها جميعا وتم الاستجابة إلى عدد كبير من الملاحظات الواردة
وتعديل جانب هام منها، وتم رفع الصيغة النهائية من الأدوات الإجرائية لنظام إدارة
الوثائق المشتركة إلى مجلس الوزراء الموقر الذي قام بدوره بتوزيعه على الجهات
المعنية لدراسته في صيغته النهائية، ويأتي ذلك تطبيقا لمقتضيات المرسوم السلطاني
رقم (60/2007) المتعلق بقانون الوثائق والمحفوظات،والذي نص على إعداد نظام إدارة
الوثائق المشتركة بين الجهات المعنية.
ذات صلـة
مرسوم سلطاني رقم 60/ 2007 بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات
هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية قرار وزاري رقم 2/ 2012 بإصدار نظام موحد لتصنيف
الوثائق المشتركة وجداول مدد استبقائه