جريدة عمان - الإثنين 19 مايو 2014 - 19 رجب 1435هـ

بدء تطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة بين مكتب محافظ ظفار وهيئة الوثائق

المحافظ : بدأنا الاستعداد للانضمام إلى المؤسسات العاملة بالنظام -

صلالة: حسن بن سالم الكثيري -
انطلق أمس البرنامج التعريفي حول تطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة والذي ينظمه مكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالمديرية العامة للتراث والثقافة بمحافظة ظفار رعى البرنامج معالي السيد محمد بن سلطان البوسعيدي وزير الدولة ومحافظ ظفار بحضور عدد من أصحاب السعادة والمهتمين بالوثائق والمخطوطات والذي قال عقب الحفل بأن مكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار بدأ الاستعداد للانضمام إلى قائمة المؤسسات التي تعمل بنظام الوثائق والمخطوطات المشتركة ونحتاج بعض الوقت وشكر معالي السيد هيئة الوثائق والمخطوطات الوطنية على اهتمامها ودعوتها لكافة المؤسسات الحكومية لحفظ الوثائق لأنها من الماضي وتصلنا بالمستقبل. وقد ألقى سعادة الدكتور. حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئـة الوثــائق والمحفوظات الوطنية كلمة قال فيها: لقد سعى الإنسان إلى التفكير في تدوين ما يدور في حياته اليومية من أحداث ووقائع ومداولات وتعاملات شعر خلالها بهاجس وقلق من زوالها فحينها أدرك أن ما يحدث في الحياة أكبر مما يمكن أن تستوعبه الذاكرة التي يتوجب حفظها وتدوينها والتعبير عن ممارسة الإنسان لمجالات الحياة وتنظيم شؤونها؛ فدفعه ذلك إلى تسجيلها من خلال الرسوم والصور، ومع مرور الدهور والأزمنة طورها إلى الكتابة الصورية ثم اختزلها لتكون تجريدية، الى أن أصبحت هجائية، والتي مرت هي الأخرى بمراحل متعددة، انتقالا من التدوين على الواح الطين والجلد وصولا إلى ورق البردي، وها نحن نرى اليوم هذا الكم الهائل من التطور التقني والفني الإلكتروني في الكتابة تدوينا وحفظا على وسائط متعددة، وكلها تشكل وثائق مهمة في رصيد الحياة الإنسانية وأنماطها المختلفة لتسجل الذاكرة الوطنية، وان إثارة الاهتمام بالوثائق والحفاظ على تراث الأمة يُسهم في تشجيع البحث في غمار التاريخ وتعزيز الثقة بالمستقبل، تواصلا غير منقطع مع الماضي المجيد، وايلاء الاهتمام العالمي بأهمية إيجاد التشريعات القانونية التي تضبط المفاهيم الدقيقة للوثائق العامة وتحديد مفهوم الوثائق الخاصة وحمايتها قانونيا، ومن بينها الوثائق الشخصية والعائلية والمهنية ووثائق الجمعيات والنقابات ومنظمات المجتمع المدني، وضمان حق اطلاع المواطنين على الوثائق بعد انتهاء درجة سريتها باعتبار ذلك من حقوق المواطنة التي تكفل للمواطن أن يعرف تاريخ وطنه، ولهذا أولت الدولة عنايتها تشريعا وتنظيما وإدارة وهيكلية عمل لمؤسسات الأرشيفات، ودور الوثائق والحاقها بهياكل ذات السيادة العليا في التنظيم الإداري لما رأته من تعظيم لدورها في إدارة وتنظيم هياكل الدولة من خلال إقرار مجموعة من المبادئ الدولية مع ضمان مبدأ تكامل الوثائق الذي يقوم على مفهوم أساسي يقضي بضرورة حفظ الرصيد وفق تنظيمه الأصلي دون تجزئته او الإقدام على الاتلاف العشوائي،فضلا عن مبدأ النشأة للوثائق مما لا يتيح إمكانية خلط وثائق جهة مع جهة أخرى، إلا فيما يتوافق مع مبدأ التكامل وتوفير الحماية القانونية للهيئة، وأنه ينبغي على الدولة حماية هذا التراث الوثائقي الذي يمثل تاريخ الأمة ونبضها، ويحفظ حقوقها، الذي يُعد مستودعا لخبراتها وتجاربها وحماية التراث الوثائق من الإتلاف وعدم المساس به أو العمل على تصديره خارج التراب الوطني.
إبراز تاريخ عمان التليد
وأضاف الضوياني لقد أسهمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في تعريف العالم بحضارة وتاريخ عمان التليد، وماضيها العريق، وإبراز العلاقات المتميزة التي ربطتها بدول العالم من أقدم العصور، بدءًا بالنشاط والتبادل التجاري الذي تهيأ لها بفضل ما تملكه من أسطول بحري؛ مكنها من ان تلعب دوراً مهماً في الإداء التجاري والعلاقات الدولية ممتدة إلى الصين عبوراً بالمحيط الهندي وتواصلاً الى شرق إفريقيا فضلا عن علاقاتها الأوروبية وبالولايات المتحدة الأمريكية، وبلغت عمان أوج قوتها التجارية والعسكرية والسياسية في عهد السلطان سعيد بن سلطان في القرن التاسع عشر؛ والذي أصبحت في عهده زنجبار عاصمة للشطرين العماني والإفريقي، وأنه من الجدير بنا أن نولي الوثائق جل اهتمامنا ورعايتنا، حكومة ومواطنين، فهي الحق الضامن والكفيل في الدفاع عما تم إنجازه وما يقدمه الإنسان العماني من اسهام في البناء الحضاري لوطنه وفي حاضره المجيد ؛ ليصبح ذاكرة وطنية تتطلع عليها الأجيال القادمة وتستفيد منها في قراءة متكاملة تعينها في التخطيط لمستقبلها، وتذكرها بماضي سلفها.
إرساء منظومة الكترونية
يؤكد هذا اللقاء دلالة واضحة لما تولونه من اهتمام وعناية وإدراك لهذا القطاع الوثائقي المهم والذي تتطلع الهيئة للعمل حثيثا نحو تطبيقه في سائر الجهات والعمل على تمكين الوزارات والهيئات على تنظيم وثائقها وإيجاد أماكن تستجيب لشروط ومواصفات الهيئة التي هي الأخرى ستعمل على تقديم دعم متكامل لهذا البناء الوثائقي من خلال إرساء منظومة الكترونية للمراسلات وإدارة الوثائق الجارية والوسيطة لسائر الجهات الحكومية، هذا و ينطلق المشروع المعتمد لعدد سبع عشرة جهة حكومية في المرحلة الأولى بما في ذلك ربطها الكترونيا بمنظومة إدارة المحفوظات بالهيئة. ونتمكن خلال هذا اللقاء من الإحاطة بخطة وبرنامج العمل من خلال الأوراق التي ستقدم في هذا الشأن.
نظام عصري
وألقى عمر بن أحمد باعقبة مدير دائرة الوثائق بمكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار بالإنابة كلمة قال فيها: يأتي البرنامج في إطار تنفيذ خطة استراتيجية العمل القائمة على تطبيق نظام عصري لإدارة الوثائق في السلطنة وكما تعلمون بان مكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار من ضمن الجهات المعنية التي اولت قطاع الوثائق والمحفوظات الوطنية اهتماما بالغا ويظهر ذلك جليا في استحداث تقسيمات إدارية بالهيكل التنظيمي يعنى بإدارة وتنظيم الوثائق تحت مسمى ادارة الوثائق وهذه الدائرة مازالت على تواصل مستمر مع المعنين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية للسير بذات الرواء التي يطلبها العمل في هذا المجال. وأضاف باعقبة بان اللقاء يأتي ايمانا بضرورة ان يكون هناك استشراق واضح المعالم لإدارة هذا القطاع المهم مثمنين دور مكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار على التطوير والاهتمام بدائرة الوثائق وكافة اقسام البريد والوثائق.
وقد تطرق المتحدثون في البرنامج إلى الاهداف التي تسعى الهيئة الى تحقيقها وواقع الوثائق بالجهات الحكومية قبل ارساء المنظومة المشتركة والتي تتكون من 17 مؤسسة حكومية حتى الآن وتطرق المتحدثون إلى حسن استغلال المحفوظات تشجيعا للبحث العملي واعداد نظام ادارة الوثائق المشتركة لجميع الجهات واضافوا بان الدوائر الحكومية اصبحت تولي التطبيق الالكتروني جل اهتمامها من خلال البريد الالكتروني وبعض الرسائل الرسمية بين هذه الجهات حيث تقلل من الاسعار كعدم استخدام الاوراق والاحبار وأماكن التخزين ويمتد البرنامج الى 22 من الشهر ذاته وتشمل على حلقات عمل لجميع الموظفين بالمكتب في ادارة وتنظيم الوثائق وهي متخصصة في تطبيق ادارة الوثائق المشتركة والذي اقره مجلس الوزراء الموقر وتم تعميمه لكافة الجهات المعنية من أجل تطبيقه.

القانون وفقًا لآخر تعديل - مرسوم سلطاني رقم 60/ 2007 بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات

اللائحة وفقًا لآخر تعديل - قرار وزاري رقم 1/ 2009 بإصدار لائحة شؤون موظفي هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية قرار وزاري رقم 2/ 2012 بإصدار نظام موحد لتصنيف الوثائق المشتركة وجداول مدد استبقائه

اجتماع مشترك بين مجلس الشورى وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية