الإثنين 1 سبتمبر 2014 م - ٥ ذي القعدة ١٤٣٥ هـ
جريدة الوطن

 الأدعاء العام وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية يعتمدان الأدوات الأجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية

النظام يمثل بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات
الضوياني: الأدوات الإجرائية للنظام تمثل الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري
كتب ـ سهيل بن ناصر النهدي:
اعتمد سعادة حسين بن علي الهلالي المدعي العام امس وثيقة نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالادعاء العام، وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وعدد من اعضاء الفريق المشترك القائم على مشورع النظام.
حيث يعتمد من خلاله جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة الهيئة النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم: (60 /2007) وبالرجوع إلى المادة «18» من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسئولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالادعاء العام بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
واوضح سعادة حسين بن علي الهلالي المدعي العام في تصريح له بعد اعماد النظام: يأتي توقيع نظام إدارة الوثائق الخصوصية للادعاء العام بين الادعاء العام وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من حرص الادعاء العام على أهمية الوثيقة بوصفها أداة عمل تنشأ في إطار ممارسة الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات لمهامها واختصاصاتها وتساعد في حفظ مصادر حقوق الأفراد والجماعات وتيسر الرجوع إليها للمتابعة أو للرقابة والتقييم، والتي تعتبر مصدرا للبحث التاريخي والعلمي وركيزة من ركائز الهوية الوطنية وعلى حرص الحكومة الرشيدة على أهمية الوثيقة بوصفها إرثاً حضاريا ووطنياً تجب المحافظة عليها لاسيما أن الوثائق الخصوصية تمثل ما نسبته 65 % من حجم العمل كون أن الادعاء العام من ضمن اختصاصه الأصيل التحقيق في الدعوى العمومية ومباشرتها أمام المحكمة المختصة وكذلك يعنى بتنفيذ الأحكام الجزائية الصادرة من عدالة المحكمة.
وبيّن الهلالي ان الادعاء العام كان له السبق في الانضمام لمنظومة الحكومة الالكترونية وذلك للمحافظة على الوثائق المتداولة من خلال إنشاء النظام القضائي للادعاء العام منذ العام الميلادي 2003م والذي تم تطويره عام 2010م إذ يتضمن إدخال جميع محتويات ملف الدعوى من البيانات والوثائق وأرشفتها الكترونيا، وكلمة فخر أقولها أن نظام الادعاء العام حصل على الترتيب الثاني على مستوى الدول العربية أثناء عرضه في المؤتمر الدولي لتقنية المعلومات عام 2002م المنعقد في إيطاليا وقد كان مشروعا لم يطبق على أرض الواقع بعد آنذاك.
وقال الهلالي: تطبيقا لقانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم:(60 /2007) ولائحته التنفيذية والذي جاء فيه أن تكون الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها ولقد كان القرار بإنشاء دائرة الوثائق في الادعاء العام تنفيذاً لسياسة الحكومة الرشيدة للمحافظة على الوثائق لما لها من أهمية بالغة لاسيما وأن الادعاء العام وهو الممثل للدعوى العمومية والحارس الأمين على تطبيق القوانين فقد اعتمد نظاما أرشيفا عصريا لإدارة الوثائق يختلف تماما عن الممارسات التقليدية، حيث تم اختيار هذا النظام على ضوء دراسة موضوعية لأهم أنظمة الوثائق في الدول المتقدمة وارتكز على المواصفة الدولية وهو يحمل مفهوما جديدا وعصريا للوثائق ينبني على نظرة شمولية حيث يخصها منذ نشأتها وعبر المراحل العمرية التي تمر بها على عكس النظرة التقليدية التي تعد الوثائق أرشيفا عندما تفقد صلاحيتها بالنسبة لمنشئها و يؤدي هذا المفهوم الجديد إلى الإحاطة بالوثائق العامة خلال المراحل الثلاث لدورتها العمرية وهي فترة الوثيقة الجارية والفترة الوسيطة والمصير النهائي الذي يتحدد على إثره إما إتلاف أو حفظ دائم.
واشار الى انه وفي شهر ابريل 2012م تم اعتماد منهجية عمل لنظام إدارة الوثائق الخصوصية للادعاء العام بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والذي تهدف إلى حصر جميع أنواع الملفات والوثائق المستخدمة في الادعاء العام والتي تضمنت تصنيف الوثائق بما يتلاءم مع طبيعة عمل الادعاء العام ونوعيتها و إعداد القوائم الاسمية وجداول مدد استبقاء الوثائق وتحديد المدة الزمنية للفترة العمرية للوثيقة و تحديد طرق حفظ وتداول الوثائق الأساسية والوثائق ذات الطابع السري و إعداد نظام تصنيف للوثائق الجارية الاستعمال و فهرسة جميع أنواع الوثائق المتداولة في الادعاء العام.
وقال حسين الهلالي: وبناء عليه قام فريق العمل بالادعاء العام بالتنسيق مع فريق الدعم الإداري والفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بإعداد منهجية عمل على إثرها قام بإعداد القائمة الإسمية للملفات والوثائق المتداولة في الادعاء العام، حيث تم إعداد نظام لتصنيف هذه الملفات والوثائق وفقا للمبادئ والإجراءات الواردة بقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية، وشمل هذا النظام الوثائق الخصوصية للادعاء العام وتقسيماتها في إدارات الادعاء العام بالمحافظات والولايات.
موضحا بأن التصنيف يتمثل بوضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على عنصر او أكثر ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى، وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها، فيتم ترتيبها داخل أقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبينة منطقيا وتدريجيا في شكل نظام تصنيف.
واشار الهلالي الى ان النظام يهدف إلى ضمان السرعة في الاستدلال على الوثائق للقيام بالعمل المطلوب ثم إرجاعها إلى أماكن حفظها إلى أن ينتهي العمل الخاص بها وغلق الملفات وكذلك ضمان استمرارية العمل الإداري دون التأثر بحركة الموظفين مثل النقل أو الغياب وذلك بوضع نظام تصنيف ثابت وموحد ونبذ الاجتهاد الفردي، وكذلك وضع الوثائق في إطار نشأتها وتجميعها في ملفات حسب المواضيع المتعلقة بها للتمكن من متابعة تطور الأعمال المتعلقة بها لأن فصل الوثائق لا يسهل فهم المعلومات التي تحتويها، ويهدف النظام أيضا إلى تيسير حفظ الوثائق وحمايتها وضمان قابلية التمدد والتطوير ليكون نظاما متماسكا ومجديا.
موضحا أن النظام يوفر عددا من خواص أساسية أهمها التدرج: وهو يأخذ نظام التصنيف بعين الاعتبار تسلسل الوظائف وتفريعها من العام إلى الخاص وبذلك يتكون نظام التصنيف من أصناف رئيسية تتفرع إلى أصناف فرعية وهي الأخيرة تتفرعا بدورها إلى أقسام رئيسية وفرعية، والمنطقية: يجب أن يكون هناك تجانس داخل الأصناف وتفريعاتها بحيث يتم الجمع بين ما هو متشابه ويتم الفصل بين ما مختلف من الوظائف والمواضيع، والتفرد: وهو يجب أن يسند إلى كل موضوع موقع واحد داخل نظام التصنيف بحيث تصنف كل وثيقة في الصنف أو القسم المناسب لها، والشمولية: وهو أن يكون نظام التصنيف شاملا لجميع وثائق الجهة المعنية من دون استثناء ومهما اختلفت أشكال هذه الوثائق وتنوعت المعلومات التي تتضمنها وأن يكون جامعا لكافة أشكال الوظائف والأعمال الإدارية فيخصص لكل وثيقة أو مجموعة من الوثائق مكانا محددا يتماشى وطبيعتها داخل مختلف مستويات المنظومة التصنيفية، والقابلية للتمدد: وهو قابلية نظام التصنيف لإضافة تفريعات عند الحاجة ليضمن احتواء نوعيات جديدة من الوثائق التي قد يتم إنشاؤها بعد إعداده ووضعه موضع التنفيذ.
وعن إعداد الأدوات الإجرائية للنظام قال الهلالي انها تاتي بغرض إعداد نظاما للوثائق في الادعاء العام تم إجراء كشف كامل عن واقع الوثائق ووضع خطة عمل لإعداد الأدوات الإجرائية للنظام حسب الآتي:
إعداد فهرس لأنواع الوثائق: فهرسة جميع أنواع الوثائق المتداولة في الادعاء العام ويؤدي الكشف عن وضع الوثائق بكل وحدة حكومية إلى الحصول على صورة دقيقة حول أنواعها وحجمها وتوزيعها عبر أقسامها وطرق تنظيمها واسترجاعها وكذلك تحديد جداول مدد استبقاء الوثائق حسب المراحل التي تمر بها الوثائق كذلك يتم جمع أنواع الملفات والوثائق المتداولة في كل قسم في فهرس مرتب حسب التنظيم الهيكلي ويمثل هذا الفهرس قاعدة لبناء نظام تصنيف الوثائق ولأعداد جداول مدد استبقاء الوثائق.
وعن إعداد نظام تصنيف للوثائق بين المدعي العام انها تهدف إلى تسير الوصول إليها والاستدلال عليها بسرعة ودقة ثم حفظها ويبني نظام التصنيف الوثائق الجارية الاستعمال بالوحدة الحكومية بتجميعها في مجموعات متجانسة حسب تقسيم العمل داخلها والأنشطة التي تقوم بها، ويتم تفريغ الوظائف من العام إلى الخاص إلى أن تشمل العملية كل الوثائق وكذلك يسند إلى كل نوع من الوثائق رمز عددي يميزه عن غيره ويمكن من الاستدلال عليه.
وحول الآليات المتبعة في تطبيق منهجية العمل قال الهلالي: تضمنت مواد قانون الوثائق والمحفوظات دور هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في الإشراف الفني على تنظيم الوثائق العامة الجارية منها والوسيطة بالجهات المعنية وتقديم الدعم الفني لذلك من خلال متابعة حسن تنفيذ إجراءات وقواعد العمل المقررة للوثائق بالتنسيق مع الجهات المعنية ، ووضعت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية جملة من القواعد والآليات التي ترمي من خلالها إلى إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق بالوحدات الحكومية وذلك من خلال التجارب السابقة والاحتكاك بواقع فتح الملفات بالتقسيمات الإدارية للوحدات الحكومية.
ومن جانبه اوضح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بأن اعتماد نظام ادارة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالادعاء العام يأتي ضمن الخطة التي اعتمدتها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في تطبيق النظام بمختلف الجهات والمؤسسات الحكومية، حرصا منها للحفاظ على ما تملكه وتحتويه هذه المؤسسات من وثائق مهمة تتطلب أن تحفظ لتمثل ذاكرة للوطن.
وقال سعادة الدكتور بأن تطبيق النظام بالادعاء العام سيساعد على تنظيم الوثائق والملفات بالطريقة العصرية المعتمدة وذلك بعدما أكمل الادعاء العام نظام الوثائق المشتركة والخصوصية والتي مهدت الطريق الى اعتماد النظام في هذا المجال، كما ستشمل المرحلة القادمة إعداد القرار التطبيقي ليشمل بذلك ديوان عام الادعاء العام بمسقط وسائر المديريات والإدارات التابعة للادعاء العام، كما سيعمل فريق العمل المشترك من الطرفين على إعداد البرنامج التطبيقي في سائر إدارات الادعاء العام بما يضمن جودة العمل في جميع الجوانب، ليكون بذلك نظاما عصريا متكامل وليس نظام هيكلي وانما يبنى على حسب الموضوعات كون الهياكل عرضة الى التغير وبالتالي النظام الموضوعي سيكون مستمر حسب اختصاصات كل جهة على حده، ومن ناحية أخرى النظام يمهد في اعداد الوثائق في أطار ملفاتها واختصاصاتها ويعمل النظام على تيسير الرجوع الى الوثائق متكاملة منذ فتح الملف والى اغلاقه الى جانب سهولة تداوله في التقسيمات المعنية في فترة زمنية بسيطة دون الحاجة الى جهد . كما ان الهيئة تتبنا حاليا المنظومة الالكترونية لعدد 17 جهة وتم قطع شوط كبير في هذا الجانب مما سيساعد التنسيق والربط بين الهيئة ومختلف الجهات المستهدفة.
وأكد سعادة رئيس الهيئة بأن الهيئة ستمضي قدما في سبيل تطبيق واعتماد النظام في مختلف الجهات الحكومية المستهدفة والتي تبلغ 28 جهة ومؤسسة نظامها جاهز بنسبة كبيرة وخلال الأيام القادمة سيتم التوقيع في مختلف الجهات باعتماد النظام، على ان تتوسع بشكل مستمر ليشمل اعداد النظام مختلف المؤسسات والشركات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات في العام الجديد، وأشار سعادته بأن اعداد النظام يتطلب جهد كبير من حيث دراسة الاختصاصات ومنها تدرس الموضوعات بعد ذلك تدرس الملفات ومحتوياتها من الوثائق والقائمة الاسمية ونظام التصنيف ومدد الاستبقاء بالتنسيق مع الجهات المختصة وذلك ضمن خطة متكاملة تعدها الهيئة في اطار العمل المنهجي الشامل التي تعده الهيئة. حيث ان الهيئة لن تدخر أدنى جهد في سبيل تحقيق الأهداف والطموحات المرسومة لها، الى جانب تقديم الدعم الفني والتقني في جميع المجالات.
وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالادعاء العام، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.
وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قام الادعاء العام بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر التقسيمات. وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل الدائرة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق. ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف. وباعتماد هذا النظام سيدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في اطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.

القانون وفقًا لآخر تعديل - مرسوم سلطاني رقم 60/ 2007 بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات

اللائحة وفقًا لآخر تعديل - قرار وزاري رقم 1/ 2009 بإصدار لائحة شؤون موظفي هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية