الإثنين 29 ديسمبر 2014 م - ٧ ربيع الأول ١٤٣٦ هـ
جريدة عمان

تستمر 3 أيام – «الخدمة المدنية» تناقش موازنة الوظائف وتصنيفها والتخطيط الوظيفي

قال سعادة السيد سالم بن مسلم البوسعيدي، وكيل وزارة الخدمة المدنية لشؤون التطوير الاداري، إن حلقة موازنة الوظائف والتخطيط الوظيفي تهدف إلى نشر المعرفة وخلق علاقة تشاركية بين الخدمة المدنية وغيرها من الوزارات، وتؤكد على اختصاصات الوزارة، كما تلامس آراء المشاركين من خلال طرح الأسئلة والتفاعل معهم، ويعد التنظيم أساس البناء، كما أن التنظيم هو الهيكل بالدرجة الأولى فأي تغير في الهياكل ينعكس على المؤسسة أو الوزارة.
جاء ذلك خلال رعايته صباح أمس لحلقة علاقة التنظيم بالتصنيف وموازنتها والتخطيط الوظيفي التي تنظمة وزارة الخدمة المدنية بفندق الإنتركونتننتال بمسقط وتستمر لمدة 3 أيام، وأضاف البوسعيدي إن الحلقة ستناقش موازنة الوظائف وتصنيف الوظائف والتخطيط الوظيفي لما له أهمية في القوى البشرية العاملة وتوزيع العادل بما يعكس الاختصاصات وكثرة الاشغال التي تقوم به المؤسسة او الوحدة الوزارية، والاستفادة من المادة المقدمة والاسئلة التي سوف تطرح في الحلقة بما يكفل لايجاد الاليات والوسائل التي تسهل العمل بين وزارة الخدمة المدنية مع غيرها من الوزارات.
وحول إذا كان هنالك دراسة لتطوير قطاع الخدمة المدنية خلال المرحلة القادمة اشار سعادته ان التطوير قائم بالتشريعات والقوانيين بحيث انها اساس كل تطوير، كما ان هنالك الوائح وتوحيد المزايا في الدرجات المالية من جوانب التطوير ، واضاف سعادته هنالك بعض الدراسات التي ترفع إلى مجلس الوزراء او مجلس الخدمة المدنية لتطوير هذا القطاع ، مؤكدا ان وزارة الخدمة المدنية تعمل على تطوير بيئة العمل بما يخدم مصلحة الوطن.
تنفيذًا للاختصاصات المنوطة بالخدمة المدنية
وألقى سعيد بن سالم الهاشمي، مدير دائرة التنظيم بالمديريه العامة للتنظيم وتصنيف الوظائف، كلمة الوزارة أوضح فيها أن حلقة العمل جاءت تنفيذًا للاختصاصات المنوطة بـوزارة الخدمة المدنية، وإيمانا برسالتها ورؤيتها في مجالات التطوير الإداري ومساهمة منها في تعميق التواصل مع المختصين وإطلاعهم على الاختصاصات والممارسات والإجراءات المتبعة في تنفيذ تلك الاختصاصات، مما يؤدي إلى سرعة ودقة إنجاز الأعمال بالاستجابة التي تتطلبها حاجة وتطورات العمل في الوحدات الحكومية المختلفة، واستمرارًا لسلسة اللقاءات والمحاضرات وحلقات العمل السابقة التي دأبت الوزارة القيام بها.
وتسلّط الحلقة الضوء على الاختصاصات العامة التي تمارسها المديرية العامة للتنظيم وتصنيف الوظائف والإجراءات التي تتم فيها متمثلة في مفهوم التنظيم الذي يشكل البناء الأساسي للوحدة الحكومية من حيث تحديد التقسيمات التنظيمية الرئيسة منها والفرعية واختصاصاتها العامة والتفصيلية ومن ثم ترجمة تلك التقسيمات التنظيمية إلى وظائف إشرافية أو تنفيذية يحدد لها مجموعة من الواجبات والمسؤوليات تهدف إلى تنفيذ الأعمال المحددة لها، ومن ثم تحديد الاحتياجات الفعلية من أعداد ونوعيات تلك الوظائف من خلال موازنة الوظائف كل تلك الأعمال والمهام سيتم التطرق إليها تفصيلا من خلال هذه الحلقة.
أهمية التنظيم
وتناولت الحلقة تعريف التنظيم الذي يعد تنسيق الجهود البشرية لتحقيق أهداف الوحدة بأعلى كفاءة وأقل تكلفة ممكنة في المال والجهد والوقت. كما يمكن تحديد أوجه النشاط اللازمة لتحقيق أي هدف وترتيبها في مجموعات بحيث يمكن إسنادها إلى أشخاص، وتحديد الأعمال اللازمة لتحقيق أهداف الوحدة وتنظيمها في مديريات ودوائر وأقسام ومستويات في ضوء تحديد العلاقات التي يمكن أن تنشأ بين الأعمال والقائمين عليها على كافة المستويات.
ويعد التنظيم أهمية في تحقيق التنسيق بين مختلف الجهود الجماعية بقصد تحقيق الأهداف التي أنشى من أجلها التنظيم الإداري.
بما يحقق الاستخدام الأمثل للموارد المادية والبشرية. وتسهيل تحديد أدوار الأفراد في الوحدة، والمساعدة في اتخاذ القرار، والمساعدة في تنفيذ الخطط وتحقيق الأهداف.
ومن المبـادئ العلميـة التـي ينبغـي النظــر إليـها كاتجــاهــات إرشــادية يستعــان بها في مجــال التنظيــم هــي مبدأ تحقيق الهــدف وهو الغاية التي تعمل الوحدة على تحقيقها، وهو الأساس في تشكيل الهيكل التنظيمي. ومبــــدأ نطاق الإشراف الملائم وهو تحديد عدد التقسيمات التي يشرف عليها الرئيس أو يقتصر على عدد المرؤوسين الذين يشرف عليهم رئيس واحد.
ومبدأ التخصص وتقسيم العمل هو تحليل أنشطة الوحدة ووضعها في مجموعات متجانسة ثم إسنادها إلى العاملين بما يتفق مع تخصصاتهم ومستوى مهاراتهم وقدراتهم مما يؤدي إلى سرعة الأداء وإجادته والارتقاء بكفاءته.
ومبــــدأ وحدة الأمر والقيادة والتي تعني تلقي المرؤوس تعليمات أكثر من رئيس واحد في الموضوع ذاته ولكن أحيانا نجد أن المرؤوس يتلقى تعليمات وأوامر من رئاستين مختلفتين إحداهما رئاسة فنية والأخرى إدارية ويتمثل الحل لهذه المشكلة في تحديد الاختصاصات تحديدا واضحا ودقيقا.
وحول كيفية إعداد هيكل تنظيمي جديد ناقشت الحلقة ذلك بأنه يتم عن طريق مرحلة التعرف على الهدف، ويتم استخراج هدف الوحدة من قرار إنشائها الذي عادة ما يتضمن هدف الجهة واختصاصاتها العامة وإلا فإنه يصار إلى صياغة اختصاصاتها استقراء من هدف الإنشاء.
ويتضمن هذا المدخل عدة مراحل وهي مرحلة تحليل الهدف ويقصد بتحليل الهدف تجزئته إلى أهداف فرعية ثم ترجمة الأهداف الفرعية إلى أنشطة رئيسية تؤدي إلى تحقيق الهدف بطريق مباشر وصولا إلى تحقيق الهدف الـعـام للوحدة وذلك بالاستعانة بالاختصاصات العامة التي قد ترد في مضمون قرار الإنشاء أو الاستعانة بالخبراء الـمتخصصين فـي مجال نشاط الوحدة في حالة عدم إمكانية استخراج الأهداف الفرعية من قرار الإنشاء.
الدراسات والتحديات التنظيمية
كما ناقشت الحلقة الدراسات التنظيمية، بما يجب القيام بمراجعة البيانات والمعلومات التي تم جمعها عن الهيكل التنظيمي المطلوب تعديله من خلال التعرف على إجابات التساؤلات في التقسيمات التنظيمية ضرورية ولازمة بالنسبة لتحقيق الأهداف والاختصاصات العامة للوحدة، والاختصاصات المحددة للتقسيمات التنظيمية تحقق أهداف هذه التقسيمات، واختصاصات ليست لها فاعلية في تحقيق الهدف العام.
وحول التحديات التنظيمية بوحدات الجهاز الإداري للدولة واقتراح الحلول لها تطرقت الحلقة في مناقشة تكون التحديات التنظيمية التي تعاني منها الوحدات الإدارية عامة بمعنى صعوبات توجد في أغلب الوحدات الإدارية وقد تكون مشكلات خاصة بوحدة إدارية بذاتها داخل الوحدة ومن أهم المشكلات التنظيمية العامة، كثرة التعديلات الجزئية أو الشاملة في الهياكل التنظيمية للوحدات الإدارية.
وتعدد الأجهزة الاستشارية والمعاونة التابعة لرئيس الوحدة مباشرة، وتضخم الهياكل التنظيمية الداخلية للوحدات الإدارية. ووظيفة النائب أو المساعد والمبالغة في استحداثهما. وعدم الاهتمام بتحديد اختصاصات التقسيمات التنظيمية. والرئاسة الفنية والإدارية للتقسيمات التنظيمية بالوحدة. والمركزية الزائدة وعدم تفويض السلطة وكثرة اللجان وتعددها.
تعريف وتصنيف وترتيب الوظائف
وحول تعريف وتصنيف وترتيب الوظائف جاءت الحلقة لتوضح أن مفهومها العام هو حصر الوظائف المختلفة بالوحدة سواء كانت هذه الوظائف إدارة عليا أو الإشرافية أو التكرارية (التنفيذية) طبقا للهيكل التنظيمي واختصاصاته المعتمدة في إطار التشريع الصادر به التنظيم سواء كان التشريع مرسوما سلطانيا (خاصة فيما يتعلق بإنشاء التقسيمات التنظيمية الرئيسية بإنشاء المديريات العامة أو ما يعادلها، أو قرارات وزارية فيما يتعلق بإنشاء الدوائر والأقسام وما يعادلها.
ثم تأتي مرحلة تحديد الوظائف التي تم حصرها وتحليلها من حيث واجباتها ومسؤولياتها وما تتطلبه في شاغلها من مؤهلات وخبرات ومن ثم تصنيفها في مجموعات نوعية بحيث كل مجموعة نوعية جميع الوظائف التي تتشابه في الواجبات والمسؤوليات وإن اختلفت في مستوى الصعوبة والمسؤولية.
ونظام تصنيف وترتيب الوظائف يتبادر إلى الذهن من أول وهلة أنه من السهولة حصر جميع الوظائف من خلال الهياكل التنظيمية والاختصاصات المعتمدة ومن خلال الممارسة العلمية والعملية لنظام تصنيف الوظائف والوظائف التي يمكن حصرها بسهوله هي الوظائف الإشرافية (وكيل وزارة – مدير عام – مدير دائرة – رئيس قسم).
أما الوظائف التكرارية (التنفيذية) فإنها تكرار لحاجة العمل وأنها تستنتج من خلال تحليل البيانات التي تم جمعها سواء كانت مرتبطة بالتنظيم أو مرتبطة بالشخص شاغل الوظيفة أو مرتبطة بالأنشطة نفسها ومن خلال الوصف الوظيفي يمكن الوصول إلى المسميات الوظيفية الحقيقية المعبّرة عن طبيعة نوع وعمل الوظيفة ومستوى صعوبتها ومسؤولياتها
بمعنى أن المسمى الوظيفي لا بد أن يكون مختصرا ودالا على طبيعة ونوع عمل الوظيفة ومستوى صعوبتها ومسؤولياتها، وأيضا أن المسمى الوظيفي لا بد وأن ينعكس على الواجبات والمسؤوليات التي تندرج تحت هذا المسمى كما أن الواجبات والمسؤوليات التي تندرج تحت المسمى لا بد أن تنعكس على المسمى الوظيفي.
وتناقش الحلقة اليوم علاقة التنظيم بموازنة الوظائف والتحديات التنظيمية في وحدات الخدمة المدنية وتعريف التخطيط الوظيفي وأهميته مع المناقشة وإيجاد الآليات والحلول المناسبة.

القانون وفقًا لآخر تعديل - مرسوم سلطاني بإصدار قانون التأمينات الاجتماعية 

المرسوم وفقاً لآخر تعديل - مرسوم سلطاني رقم 35/2003 بإصدار قانون العمل

المرسوم وفقاً لآخر تعديل - مرسوم سلطاني رقم 120/2004بإصدار قانون الخدمة المدنية 

اللائحة وفقًا لآخر تعديل- قرار رقم 9/ 2010 بإصدار اللائحة التنفيذية لقانون الخدمة المدنية